Принципы складской отчетности

Автоматизация склада для снижения издержек: WMS-система управления запасами по принципу FIFO и FEFO
В условиях быстро растущей конкуренции перед российскими компаниями остро стоит вопрос повышения эффективности бизнеса. Решающую роль в этом деле играют два ключевых направления: максимальное сокращение издержек и улучшение клиентского сервиса. Добиться высоких показателей в обоих помогает автоматизация работы склада, хотя именно этот аспект владельцы компаний часто рассматривают как малоперспективный. Рассказываем, почему это не так на примере складского учета запасов по правилу FIFO и FEFO.

Хранение запасов на складе, будь то сырье или готовая продукция, – неизбежный этап в работе любого производства или компании-поставщика. При этом их корректный и своевременный учет позволяет оценить, насколько эффективно эти запасы используются и какого капитала для содержания требуют. Данная статья расходовможет составлять довольно внушительные суммы, заметно сказываясь на себестоимости продукта.
Организовать складской учет товаров помогают специальные методики. В России это чаще всего принципы FIFO и FEFO.
Метод FIFO или «First In — First Out» наиболее простой и в переводе с английского звучит как «первым вошел — первым вышел». Суть его в том, что материалы или продукция, которые поступили на склад первыми, не могут быть отгружены позднее тех, что поступили во вторую очередь. В итоге партии поставок не залеживаются, а основной объем запасов склада составляет недавно закупленные или произведенные товары.
Принцип FEFO или «First ended – first out» переводится как «Первым заканчивается – первым выходит». Здесь приоритет отгрузки определяется по сроку годности. То есть в первую очередь уходят товары, у которых остаточный срок годности меньше.
В обыденной жизни мы часто встречаемся с этим явлением в продуктовых супермаркетах: по такому же принципу делают выкладку продуктов на полках. То есть товары с более ранней датой изготовления размещают на стеллажах ближе к покупателю, а более свежие – дальше от него.Оба метода крайне важны при ведении складского учета в таких нишах, как производство и сбыт пищевых продуктов, косметики и парфюмерной продукции, бытовой химии, фармацевтических препаратов и других аналогичных товаров. При этом складской учет товаров именно по принципу FEFO позволяет избежать убытков из-за скопления пересорта по сроку годности.

Проблема складского неликвида

Эффективность любого из приведенных выше методов учета обеспечивает грамотная организация складской логистики. Однако сегодня в России именно складская логистика очень слабо автоматизирована. По данным аналитики, порядка 65-70% компаний, включая довольно крупные предприятия, по-прежнему проводят инвентаризацию и формируют заказы вручную, отмечая списки по бумаге или в таблице Excel.
Такой подход съедает много времени и кратно увеличивает издержки. Достаточно вспомнить, насколько требовательны стали потребители при выборе поставщика товаров и услуг.
Здесь свои правила диктует преимущественно онлайн-торговля, которая по сути стала законодателем развития складской и транспортной логистики. Обороты онлайн-продаж растут в разы быстрее, чем обороты офлайн-розницы, что подтверждает аналитика. Как сообщает Data Insight, за 2023 год россияне сделали более 5 млрд онлайн-заказов, что на 78% больше, чем в 2022-м. За это же время число покупок в офлайн-рознице выросло всего на 8%.
Сейчас конкуренция на онлайн-платформах зашкаливает настолько, что борьба идет буквально за минуты. Покупатель выбирает того, кто соберет заказ качественнее и доставит быстрее. При этом почти не осталось желающих общаться со сборщиком и что-либо уточнять: большинство предпочитает просто ткнуть пальцем в приложение и получить именно то, что было выбрано.
В этих условиях получаем логичный результат: сотрудники на складах, жестко ограниченные временем, берут при сборке товара то, что ближе лежит – в приоритете скорость. То же самое при размещении принятого товара: его складируют по принципу экономии времени, а не исходя из сроков годности. Впоследствии часть товара теряется на полке, и потом его приходится либо просто списывать, либо придумывать способы оперативно реализовать.
Проблема особенно актуальна для ритейлеров, ведь срок годности большинства продуктов очень короток. Отсюда акции вроде «купи 2 товара – третий в подарок» и прочие маркетинговые ходы, чтобы хоть как-то минимизировать убытки, пока сроки годности не истекли окончательно.
Удается это далеко не всегда, поэтому проблема зачастую носит системный характер. Как и то, что неликвидный товар мешает эффективно размещать на складах вновь поступающие партии, прилично съедая оборотные средства.
Это раньше ритейлер отгружал товары только фурами, доставляя их до конкретного магазина. Сегодня значительную долю рынка занимают маркетплейсы и прочие онлайн-сервисы, для которых работают дарксторы – площадки быстрого сбора индивидуальных заказов не тоннами, а штучно, для каждого конкретного покупателя. Здесь действуют свои правила хранения и пополнения запасов товара, которые сложно соблюдать, используя дедовские методы учета.
Да это и не нужно, когда процессы на складе легко можно автоматизировать. Тем более что сегодня рынок предлагает высококлассные цифровые продукты отечественного производства, и они в разы доступнее импортных аналогов.

Внедрение WMS системы как способ повысить эффективность

Своевременно и качественно учитывать неликвид успешно помогает WMS (Warehouse Management System) – система управления складом на базе современных цифровых технологий. Она позволяет отслеживать не просто дату прихода и местонахождение такого товара, но и сроки его реализации в режиме реального времени.
К примеру, программное решение от GTLogistics – WMS GTStock – помогает крупным компаниям управлять полным циклом складских операций на ежедневной основе. Это особенно актуально, когда необходима обязательная маркировка товаров, а их у компании сотни тысяч или миллионы единиц. Сюда входит абсолютно все: приемка и отбор товара, сортировка по ячейкам, инвентаризация, комплектация заявок, отгрузка. Словом, вы получаете удобный инструмент для управления цепочкой поставок с очень широким функционалом. Все процессы прозрачны и контролируемы, при этом система способна свести к минимуму издержки по складскому неликвиду за относительно короткий срок.
Как это происходит?

В случае с WMS GTStock основной упор сделан на грамотном формировании маршрутов для размещения и сборки продукции на складе.
Возьмем для примера учет по принципу FIFO, когда «Первым пришел – первым ушел». Здесь наша система автоматически определяет очередность поступления товара на склад, и работник через ТСД (терминал сбора данных) получает четкие указания, где и что он должен взять при сборке заказа.
Точно так же формируются маршруты при размещении: WMS система фиксирует отведенное для товара место, чтобы потом его легко было найти. При этом весь маршрут от стеллажа к стеллажу составляется так, чтобы перемещение было максимально удобным, и скорость сборки оставалась прежней или даже увеличивалась.

Для крупных компаний, производящих и поставляющих скоропортящиеся товары, система учета WMS GTStock – настоящее спасение. Здесь сокращение издержек по пересортице, браку и недостаче доходит до десятков миллионов рублей в год. Особенно если учесть штрафы за просрочку, случайно попавшую на прилавок, ведь без автоматизации работы склада большую роль играет человеческий фактор. Но даже рассматривая мебельное или текстильное производство, масса преимуществ все равно гарантирована. В том числе:
– увеличение скорости сборки заказа в среднем в 2,5 раза,
– сокращение времени на инвентаризацию примерно в 3-4 раза,
– увеличение скорости приемки товара на 30% и выше,
– экономия площади для размещения товара и сокращение затрат на складское оборудование на 30-40%,
– сокращение расходов на персонал в среднем на 30%.

Не менее выгодный функционал WMS GTStock имеет для учета складских запасов методом FEFO. Более того, система позволяет не только исключать задержку просрочки, но и подбирать для отгрузки товар с определенным остаточным процентом срока годности. Нужны лишь дополнительные вводные в процентах. Например, в программе можно задать 80% остаточного срока годности, и система автоматически сделает подборку такого товара.
Также в программе заложены все параметры для формирования необходимых отчетов по методам FIFO и FEFO. В случае с последним при выведении отчета сразу виден объем просрочек. Критерии отчетов имеют гибкую настройку, а для системного мониторинга данные по обоим методам можно вывести на рабочий стол учетной программы. Обычно для этого используется 1С.
В любом случае вы получаете готовое высокоэффективное решение, которое точно отображает актуальные остатки запасов в режиме реального времени. А при установке WMS GTStock есть еще одно дополнительное преимущество – возможность купить лишь те функциональные блоки, которые нужны для работы в данный момент. Остальные при необходимости можно докупить позже. Нередко аналогичные продукты предполагают только пакетную покупку программы, при этом на деле ее обладатели используют не более 20-30% от всего функционала.
Так насколько важна автоматизация склада для сокращения издержек? Уверены, теперь вы и сами можете четко ответить на этот вопрос.
Наш опыт и многолетнее сотрудничество с крупнейшими игроками рынка показал:
иногда достаточно автоматизировать 20% функций, чтобы получить 40-60% экономического эффекта. И это точно не предел возможностей.