Как правильно выбрать WMS

Содержание:

1. Как правильно выбрать WMS-систему
2. Виды WMS систем
3. Что важно учесть при выборе WMS
4. Внедрении WMS

Как правильно выбрать WMS-систему

Эффективный современный склад – это не только сложный отлаженный механизм, но и высокотехнологичная структура. И «сердцем» такого склада является WMS–Warehouse Management System или система управления складом. Эти решения умеют очень многое, но что делать, чтобы они принесли и складу, и организации в целом максимум пользы, а деньги на внедрение не были потрачены зря? Собрали несколько простых, но важных советов от наших экспертов.

В этой статье мы расскажем:

• какие вызовы стоят перед складским бизнесом;
• как их можно решить;
• каких показателей реально достичь при внедрении WMS;
• какие бывают WMS;
• что важно учесть при выборе WMS;
• что поможет при внедрении WMS.

Сейчас перед экономикой складов и складским бизнесом в полный рост встаёт ряд значимых вызовов. В основном они связаны с потенциальным снижением маржинальности и кадровым голодом. Так, согласно данным экспертов, в 2023 году средневзвешенная ставка аренды складских площадей класса A в регионах России выросла на 40% по сравнению с IV кв. 2022 года и достигла 7 500 руб. за квадратным метр в год (без учета НДС, ОРЕХ и коммунальных платежей). То есть после относительной стабилизации стоимости аренды в 2022 году вновь начался активный рост ставки.

Кроме того, на волну всеобщего кадрового дефицита накладывается и не самая высокая эффективность работы линейного персонала. По данным аналитиков, до 70% рабочего времени линейные сотрудники тратят неэффективно.

Инструментом, который способен облегчить или нейтрализовать эти «боли» складского бизнеса, общепризнанно является WMS.

При верном подходе к выбору, внедрению и применению WMS эта система позволяет решить большинство проблем, с которыми сталкиваются руководители всех звеньев и собственники складских комплексов. Говоря проще, единственный путь развития склада – цифровизация, а WMS–движитель на этом пути.

И это не просто слова. По статистике на складе с WMS скорость сборки выше в 2,5 раза, приемки – на 40%, а инвентаризации – в 4 раза по сравнению с аналогичным складом, работающим «по старинке». Но и это не всё: уровень высвобождения полезной площади достигает 20%, а снижение потерь по браку, недостаче или пересортице – в 3 раза.

Как мы уже сказали, на эффективность результатов влияет правильный выбор системы управления складом, поэтому важно соблюдать следующие правила и рекомендации.

В век поголовной цифровизации процессов, для таких привычных дел, как логистика и складское дело, необходимы не только убыстрение операций, но и сокращение разного рода издержек, уменьшение количества ошибок и создание более прозрачной системы отчетности. Подобные задачи (и не только их, но об этом ниже) решаются внедрением программы WMS.

Система управления складами — в профессиональной среде WMS, сокращение от Warehouse Management System — автоматизированный метод регулировки складских процессов. Это общий термин для подобных программ. 

Плюсы системы управления WMS в работу:

• помогает руководителям следить за состоянием грузов на складах и в пути;
• распределяет задачи по сотрудникам и наблюдает за корректным выполнением работы;
• автоматизация процессов позволяет отказаться от бумажной работы на всем предприятии;
• свободное место на складе используется более рационально;
• повышает уровень клиентского сервиса;
• снижает расходы, процент возвратов, пересортов и недовлажений;
• в длительной перспективе — увеличивает продажи.

 Виды WMS систем

Коробочные решения

Преимущества:

• такие системы могут иметь более низкую относительно других цену за счет масштабируемости продаж одного программного продукта;
• стабильная система, так как отрабатывалась на многих внедрениях и клиентах;
• стандартный и при этом достаточно богатый набор функций;
• большинство процессов настраивается без программирования.

Минусы:

• часто для расширения нужна существенная доработка, которая стоит дорого или вообще технически невозможна.
• настройка такого ПО требует высокой квалификации и часто недоступна никому, кроме специалистов разработчика.

Адаптируемые системы

У таких решений есть функциональная основа под стандартные задачи, но есть и возможность расширить функционал под запросы клиента.

Преимущества:

• у адаптируемых WMS есть ядро с определенными функциями и сценариями в этих функциях, но при этом система гибко настраивается под различные задачи и отличные от ядра запросы;
• быстрая доработка и настройка;
• цена и срок доработки существенно ниже, чем в примере выше.

Заказные системы

Как и в случае с другими информационными системами, заказная WMS полностью пишется с нуля на выбранной платформе под задачи заказчика и его систему учета.Обычно такой вид системы выбирается при сложных нестандартных внутренних процессах, когда переделка имеющихся продуктов может вылиться в такую же стоимость, как и заказная, или даже выше.

 Что важно учесть при выборе WMS

Для того, чтобы WMS принесла максимальную пользу, рекомендуем использовать данный чек-лист. Итак, выбирая систему управления складом, необходимо учитывать следующие факторы:

1. Необходимо, чтобы функционал и возможности системы соответствовали поставленным задачам. У одной организации это несколько операций с простыми одноуровневыми характеристиками товара, у другой это могут быть сложные алгоритмы отгрузки и хранения товара с разными сложными характеристиками.
2. Важно, чтобы WMS можно было адаптировать к задачам вашего бизнеса. Это определяет:

• быстроту работы самой системы;
• ее стоимость в дальнейшем;
• сроки исполнения;
• отсутствие необходимости «ломать» бизнес-процесс, без которого склад в рамках конкретной компании работать не может.

3. Возможность интеграции с системой учета. Часто клиент не может внедрить тот или иной продукт, так как платформа WMS не может обмениваться данными с платформой учета клиента.Это связано с тем, что имеющиеся механизмы обменов не поддерживают требуемый формат обмена данными или совершенно не гибки и требуют постоянной доработки или корректировки.
4. Возможность масштабировать систему. Это касается как появления новых складских площадей, так и нового типа товара. Важно, чтобы клиент мог, не переделывая основную часть системы, внести новые характеристики и условия: например, добавить в систему склад или иметь возможность самостоятельно развернуть систему на новом складе.
5. Простота использования и дружелюбный интерфейс программы. Затруднительно пользоваться системой, когда нарушена логика в размещении разделов и функциональных кнопок. Поэтому при рассмотрении WMS необходимо обращать особое внимание на удобство пользования и интуитивность интерфейса. Лучше потратить несколько дней на разбор интерфейса систем, чем недели рабочего времени сотрудников на лишние действия в уже внедренном ПО.
6. Стоимость проекта. Это важная составляющая выбора WMS в любой компании. Но есть нюанс: часто при дальнейшей проработке ТЗ стоимость может увеличиваться. И это зависит не от жадности подрядчика, а от сложности реализуемых сценариев работы на складе.
7. Время реализации проекта. Не все компании готовы выделять год и более на внедрение новой системы оптимизации складской логистики, так как время – это затраты на трудочасы.
8. Возможность продолжать работу склада при внедрении WMS. Многие компании не готовы останавливать работу склада для проведения полной инвентаризации при переходе на новую систему.
9. Популярность решения и количество внедрений. К популярному решению больше доверия, но не факт, что оно лучшее на рынке. При этом молодые компании могут быть более лояльны к потребностям заказчика и более мотивированы получить успешный проект в свой портфель.
10. Популярность разработчика / интегратора. Этот фактор говорит об опыте компании, которая будет внедрять WMS. Чем больше проектов закрыла компания по внедрению, тем больше опыта проработки нюансов она имеет. Но при этом не стоит забывать, что часто мастодонты рынка начинают терять клиентоориентированность.
11. Условия технической поддержки. Необходимо уточнять, на каких условиях работает техподдержка по WMS. Иногда стоимость техподдержки за несколько лет сравнивается со стоимостью внедрения самой WMS и имеет различные «скрытые» платежи.
12. Необходимо определиться, какой программный продукт предпочтителен: облачный или серверный. Облачная версия продукта позволяет сэкономить на оборудовании и администрировании, но не защищает как от сбоев системы внутри нее, так и при перебоях с интернетом.
13. Готовность компаний разработчика и внедренца WMS к обсуждению спорных вопросов.
14. Простой и понятный обмен данными между учетной системой заказчика и WMS.
15. Наличие шаблона разработки (при приобретении свободной лицензии порог вхождения в разработку WMS достаточно низок).

Внедрении WMS

Следуйте этому чек-листу при внедрении.

• Соберите проектную группу и выделите ответственного за проект и работу группы человека.
• Опишите работу склада (бизнес-процессы, специфику учёта ТМЦ, документооборот и пр.).
• Опишите проблемы работы склада.
• Сформулируйте задачи, исходя из полученной схемы бизнес-процессов и проблем.
• Исходя из поставленных задач (учитывая то, насколько они объемные и сложные) приступайте к выбору и внедрению.

Работа с WMS и без